Organiza Prime

Uma plataforma de
uso corporativo para
BPMS e ECM.

Faça a gestão dos seus processos e documentos
de forma simples e rápida.

Telas do Organiza Prime

O que é o Organiza Prime?

O Organiza Prime é uma plataforma completa que permite desenhar, criar, automatizar e gerenciar todos os processos da sua empresa de forma simples, rápida e eficiente. Além disso, a plataforma oferece recursos para capturar, organizar e disponibilizar documentos e informações essenciais para as atividades diárias da sua equipe.

Com uma abordagem no-code e low-code, a operação da plataforma é fácil e intuitiva, proporcionando acesso rápido a todas as informações necessárias. Ao utilizar o Organiza Prime, você poderá aumentar significativamente a produtividade e o foco da sua equipe, permitindo que eles se concentrem nas tarefas mais importantes.

Como Funciona

1

Uma solicitação é enviada por meio de formulário, portal ou outro processo.

2

O fluxo segue automaticamente conforme o desenho do processo para a próxima tarefa.

3

O responsável é notificado imediatamente ao receber suas tarefas.

4

Os prazos para realização das tarefas são controlados e ações podem ser desencadeadas automaticamente.

5

Os gestores mantém-se atualizados por meio de relatórios e paineis informativos.

Por que utilizar?

Esses são alguns dos benefícios da gestão de processos e de documentos. A implementação de um sistema eficiente de gestão pode trazer melhorias significativas para a organização em termos de produtividade, eficiência, segurança e conformidade.
Eficiência operacional: A gestão de processos permite identificar gargalos, eliminar atividades desnecessárias e otimizar o fluxo de trabalho, resultando em maior eficiência e produtividade.
Redução de erros: Ao mapear e padronizar os processos, é possível identificar pontos de falha e implementar medidas para reduzir erros, retrabalho e desperdícios.
Visibilidade e transparência: É possível obter uma visão clara e detalhada das atividades e dos responsáveis envolvidos em cada etapa, aumentando a transparência e facilitando o monitoramento.
Maior agilidade: As organizações podem responder mais rapidamente às mudanças do mercado, adaptando-se às novas demandas, oportunidades e, permitindo uma tomada de decisão mais embasada e assertiva.
Integração entre áreas: A gestão das informações promove a integração e a colaboração entre diferentes áreas e departamentos, facilitando a comunicação e o trabalho em equipe.
Foco no cliente: Ao entender e otimizar seus processos, é possível melhorar a satisfação de seus clientes e a experiência geral com a empresa.
Acesso rápido e fácil à informação: É possível armazenar, organizar e indexar documentos e formulários de forma a permitir um acesso rápido e fácil à informação necessária.
Redução do espaço físico: A gestão de documentos eletrônicos elimina a necessidade de armazenar grandes volumes de papel, liberando espaço físico e reduzindo os custos associados ao armazenamento.
Melhoria da segurança: Permite implementar níveis de segurança adequados, garantindo o acesso controlado e a proteção das informações sensíveis ou confidenciais.
Conformidade regulatória: A gestão de documentos ajuda a garantir a conformidade com regulamentações e leis aplicáveis, fornecendo um controle adequado sobre a criação, retenção e descarte de documentos.
Auditoria e conformidade: Sua gestão fornece trilhas de auditoria detalhadas, permitindo rastrear atividades, alterações e acessos aos documentos, o que é útil para fins de auditoria interna ou externa.
Sustentabilidade ambiental: A redução do uso de papel e a transição para a gestão eletrônica de documentos contribuem para a sustentabilidade ambiental, reduzindo o consumo de recursos naturais e minimizando o impacto ambiental.

Recursos

Multi-Empresa

Organize os usuários e permissões de acesso por empresas, e construa um única vez, processos e repositórios que podem ser utilizados por diversas empresas.

API

Integre seus sistemas com a plataforma eliminando tarefas e procedimentos manuais.

No-code e Low-code

Pessoas sem ou pouco conhecimento em codificação podem criar processos e repositórios de documentos.

White Label

Customize a plataforma e a visualize em seu domínio com sua logomarca, cores e identidade visual.

Assinatura Eletrônica de Documentos

Economize tempo e custo garantindo autenticidade e veracidade das assinaturas e, a integridade dos documentos.

Dashboard

Crie suas próprias métricas e indicadores para companhamento de seus processos.

Construção de Formulário

Defina os campos que compoem seus formulários, com detalhes quanto ao tipo de dados e obrigatoriedade de preenchimento.

Desenho de Processo

Defina os fluxos e atividades, juntamente com as regras de negócio para cada processo automatizado pela plataforma.

Trilha de Auditoria

Saiba em detalhe todas as ações realizadas com os documentos ou instâncias de processo no decorrer de seu ciclo de vida na plataforma.

Fulltext

Localize facilmente seus documentos ou instâncias de processo, através da busca por palavras contidas em campos ou no conteúdo dos arquivos.

Criação de Relatórios

Crie seus próprios relatórios, os exiba em tela e também exporte para o Excel.

Consulta

Localize documentos e instâncias de processo rapidamente utilizando palavras-chave e/ou filtros.

Visualização

Visualize campos do formulário, comentários e arquivos que compreendem os documentos e instâncias de processo.

Download

Faça o download de arquivos associados aos documentos e instâncias de processo.

Impressão

Imprima imagens e arquivos PDF sem a necessidade de realizar o download do documento.

Compartilhamento

Crie e compartilhe o link de acesso aos documentos.

Bloqueio e Desbloqueio

Sinalização dos documentos e instâncias de processos que estão em uso por outros usuários ou disponíveis para execução de atividade ou edição.

Ciclo de Vida Documental

Gerencie a entrada, indexação, qualificação, monitoramento de datas para ação (TTD) dos documentos armazenados nos repositórios.

TTD

Defina sua Tabela de Temporalidade Documental e deixe a plataforma gerenciar seu uso, descarte ou a guarda permanente dos documentos.

Importação em Lote

Importe arquivos diretamente de pastas na estação do usuário sem a necessidade de acessar a plataforma, podendo atribuir valores previamente definidos para indexação ou a partir de arquivo de índice.

Relacionamento Dinâmico

Facilite a navegação entre instâncias de processos e documentos relacionados dinamicamente pelo conteúdo de seus campos.

Editor de Páginas e Menu

Crie páginas HTML estáticas na plataforma, menus de acesso à páginas ou para direcionamento para outros sistemas web e sites.

Relatórios Padronizados

Faça uso de relatórios padronizados para acompanhamento de atividades em execução, volume de documentos e instâncias de processo, e segurança de acesso.

Controle de Versão

Gerencie manualmente ou automaticamente a versão dos arquivos.

Exemplos de Aplicabilidade

Esses são exemplos de repositórios de documentos e de processos que podem ser aplicados em diversas áreas e setores, podendo variar de acordo com a natureza e o tamanho de cada empresa.
Administração Imobiliária
Admissão e Desligamento de Colaboradores
Complices, Politicas, Procedimentos e Manuais
Conciliação de Processos e Documentos
CSC (Centro de Serviços Compartilhados)
Gestão de Benefícios
Gestão de Frota
Gestão de Mudanças
Gestão de Ocorrências
Gestão de Projetos
Gestão de Propostas
Gestão e Assinatura de Contratos
Operações de Importação e Exportação
Prontuário de Alunos
Prontuário de Colaboradores
Prontuário Médico
Reembolso de Despesas
Serviço de Atendimento ao Cliente

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